「会議をする意味がわからない人」
- 会議って眠たいだけで中身がない。
- 忙しいなか仕事の手を止めて、わざわざ時間を作ってまで集まる必要性は？
- ぶっちゃけ会議をする意味ってあるの？
こういった疑問に答えます。
私も、はっきりいって会議は好きではありません。
理由はシンプル。
世のなかには生産的でない「意味のない会議」が多すぎるからです。
もともと会議をしていなかった職場が、会議をするように変化していくなか、不慣れな主催者が行う会議が、なぜ「意味のない会議」になってしまうのか、を間近で見てきました。
会議に意味はあります
◎結論
会議に意味はあります。
ただし『ある条件がクリアできていれば』です。
「意味のない会議」になる理由
まず、なぜ誰も望んでいないはずの「意味のない会議」が生まれるのか、考えてみましょう。
あなたには、通常の業務がたくさんあります。
「会議なんてやってるヒマないのに……」
「なぜこの忙しいときに会議なんて……」
「そんな時間があるなら、片付けるべき仕事があるのに……」
会議室へ向かう途中、同じように考えている同僚と合流します。
会議の目的は「業務管理」です。
けれど業種に関わらず、だいたいのビジネスパーソンは「管理」よりも実際の業務、つまり仕事をしたい、と感じているものです。
すなわち「意味のない会議」の参加者は、会議の席につく前から
「会議」＝「パフォーマンスを下げるもの」
というイメージを持っていることになります。
さあ、それでも会議がはじまりました。
主催者が資料を配り、あなたはそれを見ながら話を聞きます。
上司だけがずっと話を続け、みんなは黙ってそれを聞いています。
意見を求められた人が考えを言い、べつの人がそれに反論します。
意見が飛び交いはじめ、話はいつまでたってもまとまりません。
声が大きくなった部下を上司が叱りつけ、場をしずめます。
見落としがちですが、参加者がそれぞれの認識で「会議」を捉えているため、実は意思疎通ができていない、ということは少なくありません。
- Aさん「上長の話を聞く会」
- Bさん「ポジション確保」
- Cさん「招集を受けたから仕方なく来た」
などなど。
そして「会議」の認識が共有できていない状態で、単に上司と部下という立場で話を進めるといたずらに「反発心」を生むことになりかねません。
そうなってくると、しまいには怒りだす人が出てくるようになります。
当然ながら、会議に怒りは無用です。
つまり、
参加者が「会議の意味」を理解・共有できていない。
これが「意味のない会議」になる、大きな理由のひとつなのです。
まとめ
「意味のある会議」にする方法
なにより大切なのは、参加者の「会議」の認識をひとつにすることです。
「会議」とはなにか？
- 「現状の認識」を共有する。
- 「次なる標的」を決定する。
- 「実現に向け」どのようにするか決定する。
以上の 1. ～ 3. について「参加者が合意」をする場、それが「会議」です。
参加者全員がこの認識を持った状態で「会議」を行うことが、
「意味のある会議」とするための最低条件ともいえる、と思います。
いかがでしたか？
「意味のない会議」は、主催者が意識していなければついついやってしまいがちな内容です。
ひとつでも、あてはまるものがあれば要注意です。
「意味のある会議」を実現する具体的な方法はまた後日。
